Unsere IT hat den Rundumschlag gemacht. Neue Hardware, neue Softwarepakete, neues Betriebssystem.

Leiter der IT, Michael Bouda, hat mir zum Big-Bang einige Fragen beantwortet:

Was wurde genau umgestellt?
Das erste Mal in der Geschichte der Deutschen Messe wurde ein Komplett-Tausch vorgenommen.

Es wurden 900 Client-Rechner komplett getauscht. Rechner, Monitore und Geräte wurden auf den neuesten technischen Stand gebracht und basieren nun flächendeckend auf einer 64-Bit-Architektur.

Beim Betriebssystem haben wir Vista und 2007 übersprungen und gleich von XP auf Windows 7 umgestellt. Gearbeitet wird nun nicht mehr mit dem Office-Paket 2003, sondern mit Office 2010.

Was waren die ausschlaggebenden Gründe für die Umstellung?
Wir stehen in permanentem Austausch mit den IT-Verantwortlichen anderer Unternehmen, insbesondere anderer Messegesellschaften. Wie in anderen Unternehmen war auch bei uns ein technisches Upgrade notwendig. Abgesehen davon, dass teils noch sehr veraltete Rechner im Einsatz waren, stießen wir vermehrt auf Kompatibilitätsprobleme. Sowohl  was Geräte-Treiber angeht als auch bei Datei-Formaten.

Das alles und die langfristige Effizienzsteigerung, aufgrund der teils deutlichen Arbeitserleichterung durch neue Features und vereinheitlichter Usability der Office-Programme brachten die Entscheidung zum Big-Bang.

Wie sind Sie vorgegangen?
Frühzeitig in 2011 sind wir in die intensive Vorstudie gegangen und konnten zeitnah mit der Planung starten:

  1. Beschaffung der neuen Hardware
  2. Ausstattung der Rechner mit Windows 7 und Office 2010
  3. Software-Katalog für weitere Software
    Wir konnten durch die Erstellung eines Software-Katalogs ca. 300 (Photoshop, Collaboration-Tools, etc.) auf rund 150 Programme reduzieren. Nun hat jeder Mitarbeiter die aktuellsten Versionen und es sind keine Programme mehr mit redundanten Funktionen vorhanden.
  4. Roll-Out PC-Infratruktur
    Am 04. Juni 2012 haben wir mit dem Roll-Out der neuen PC-Infrastruktur begonnen. Täglich wurden 30 Rechner getauscht. Die 30 Mitarbeiter wurden während des Tauschs in Schulungen geschickt, in denen ihnen die wesentlichen Unterschiede der Systeme sowie nützliche Tipps und Tricks vermittelt wurden. So konnte jeder Mitarbeiter gleich im Anschluss der Schulung die Arbeit am neuen Arbeitsplatz fortsetzen.
  5. Support-Hotline
    Um auch nach den Schulungen Support leisten zu können, haben wir für die Mitarbeiter eine Hotline für Fragen zur Umstellung eingerichtet, die auch rege genutzt wurde.

Am 20.07.2012 haben wir die Umstellung erfolgreich abgeschlossen.

Kam bestimmte Software zum Einsatz?
Ja, die PCs wurden mithilfe des Client Livecycle Management Tools Empirum von der Firma Matrix 42 betankt und die Softwareverteilung abgewickelt. Nun arbeiten alle Clients mit einer einheitlichen Infrastruktur.

Was ist Ihr Fazit und welche Tipps würden Sie Unternehmen geben, die vor einem ähnlichen Projekt stehen?
Ich bin stolz darauf, dass wir die Umstellung ohne größere Komplikationen in nur 6 Wochen geschafft haben und unsere Deadline, Ferienstart, halten konnten.

Das A und O sind ein gutes Projektmanagement, eine gute Vorbereitung und Organisation und – ganz wichtig – ein ausgiebiges Testing der Anwendungen. Auch Mitarbeiterschulungen sind extrem wichtig, um die Belegschaft abzuholen und an die neuen Features heranzuführen.

Der „beste Tipp“ kommt aber zum Schluss. An jedem Rechner hinterließen wir ein Tütchen Gummibärchen. Diese kleine Geste wurde unerwartet positiv von der Belegschaft aufgenommen und hat für eine tolle Stimmung im Zusammenhang mit der Umstellung gesorgt.  Das hat uns sehr überrascht und zeigt, dass die Akzeptanz neuer Arbeitsmittel auch mit vermeintlichen Kleinigkeiten gesteigert werden kann.

 

Vielen Dank, Herr Bouda, für dieses tolle Interview und natürlich für die Gummibärchen!